Grancomo

¿Cómo organizas tus documentos en tu disco duro? ¿Cómo los recuperas luego? ¿Cuántos de esos documentos se pierden para siempre en el olvido?

Como muchos colegas, soy un generador-consumidor de PDFs. Mi disco duro está lleno de ellos. White Papers, presentaciones, informes… de todo. Es casi imposible mantener el orden por carpetas y el Spotlight de Mac OSX está muy bien para esas ocasiones en las que “sabes lo que buscas”.

KM Personal. Buscar vs. Encontrar

Al final tu disco duro se convierte en un pequeño universo personal repleto de documentos esperando ser redescubiertos y es necesario darle un toque de “serendipia” al hecho de navegar por tu disco duro. Convertirlo en un espacio de re-descubrimiento.

Buscaba un interfaz similar a iPhoto o iTunes para documentos. Algo más visual que hiciera parecer mi disco duro “una amable tienda” que me re-vendiera mis propios archivos y no un trabajoso y rígido sistema de carpetas en el que no sabes lo que te espera hasta que no abres los directorios.

Lifehacking con el Doctor Naranja

La consulta del Doctor Naranja, está a sólo metro y medio de mi mesa y en ella me dan recetas para mis problemas: Yepthat.

Yepthat es una aplicación de escritorio de Mac gratuita que te facilita encontrar y reconocer los documentos PDFs, gracias a sus sistema de “thumbnails” o miniaturas gráficas. Para usarlo, aparte de descargártelo, sólo tienes que indicarle la carpeta de documentos y el se encarga de extraer, ordenar y clasificar los PDFs. Luego, te toca a tí añadir notas, clasificar mediante “tags” y crear colecciones y vistas temáticas bien a través de drag and drop o guardando consultas.

Un gestor documental personal gratuito que “pasa de las carpetas” retrógradas e ineficientes.

Aparte, Yepthat es una potente aplicación de digitalización de documentos de papel, gracias a su sistema de escaneado.

El programa ya ha comenzado a “cambiar mi vida”, aunque hay cosas que echo de menos, y que posiblemente se incorporarán en su siguiente versión de pago, que será para mí toda una inversión:

• Soporte para otros formatos de documentos: Keynote y Powerpoint, principalmente.
• Sistema de puntuación: a mi, lo de poner estrellitas a las cosas me viene muy bien para filtrar entre el ruido. Cuando los documentos son similares, la puntuación ayuda.
• Uso: veces que ha sido abierto el documento, en teoría el uso, es un factor de “interés” de la información.
• Sistema de listado y ordenación textual: para ordenar y reordenar por los criterios de puntuación o uso.
• Mayor fidelidad: en la extracción inicial de tags de los documentos, aunque se puede configurar.

El software de gestión documental está aún en pañales en temas de interfaz: demasiado duro, rígido, antiestético y lento. No soluciona problemas de personas sino de máquinas. La corriente de Lifehacking, Web Social y el “joga bonito” de Apple, el software tiene la capacidad de emocionar -esta vez para bien- se diseña desde la perspectiva del usuario.