Yepthat. Lifehacking y KM personal
November 5th, 2006 | Published in Mac, experience design, general, lifehacking, personal, software | 4 Comments
¿Cómo organizas tus documentos en tu disco duro? ¿Cómo los recuperas luego? ¿Cuántos de esos documentos se pierden para siempre en el olvido?
Como muchos colegas, soy un generador-consumidor de PDFs. Mi disco duro está lleno de ellos. White Papers, presentaciones, informes… de todo. Es casi imposible mantener el orden por carpetas y el Spotlight de Mac OSX está muy bien para esas ocasiones en las que “sabes lo que buscas”.
KM Personal. Buscar vs. Encontrar
Al final tu disco duro se convierte en un pequeño universo personal repleto de documentos esperando ser redescubiertos y es necesario darle un toque de “serendipia” al hecho de navegar por tu disco duro. Convertirlo en un espacio de re-descubrimiento.
Buscaba un interfaz similar a iPhoto o iTunes para documentos. Algo más visual que hiciera parecer mi disco duro “una amable tienda” que me re-vendiera mis propios archivos y no un trabajoso y rígido sistema de carpetas en el que no sabes lo que te espera hasta que no abres los directorios.
Lifehacking con el Doctor Naranja
La consulta del Doctor Naranja, está a sólo metro y medio de mi mesa y en ella me dan recetas para mis problemas: Yepthat.
Yepthat es una aplicación de escritorio de Mac gratuita que te facilita encontrar y reconocer los documentos PDFs, gracias a sus sistema de “thumbnails” o miniaturas gráficas. Para usarlo, aparte de descargártelo, sólo tienes que indicarle la carpeta de documentos y el se encarga de extraer, ordenar y clasificar los PDFs. Luego, te toca a tí añadir notas, clasificar mediante “tags” y crear colecciones y vistas temáticas bien a través de drag and drop o guardando consultas.
Un gestor documental personal gratuito que “pasa de las carpetas” retrógradas e ineficientes.
Aparte, Yepthat es una potente aplicación de digitalización de documentos de papel, gracias a su sistema de escaneado.
El programa ya ha comenzado a “cambiar mi vida”, aunque hay cosas que echo de menos, y que posiblemente se incorporarán en su siguiente versión de pago, que será para mí toda una inversión:
- Soporte para otros formatos de documentos: Keynote y Powerpoint, principalmente.
- Sistema de puntuación: a mi, lo de poner estrellitas a las cosas me viene muy bien para filtrar entre el ruido. Cuando los documentos son similares, la puntuación ayuda.
- Uso: veces que ha sido abierto el documento, en teoría el uso, es un factor de “interés” de la información.
- Sistema de listado y ordenación textual: para ordenar y reordenar por los criterios de puntuación o uso.
- Mayor fidelidad: en la extracción inicial de tags de los documentos, aunque se puede configurar.
El software de gestión documental está aún en pañales en temas de interfaz: demasiado duro, rígido, antiestético y lento. No soluciona problemas de personas sino de máquinas. La corriente de Lifehacking, Web Social y el “joga bonito” de Apple, el software tiene la capacidad de emocionar -esta vez para bien- se diseña desde la perspectiva del usuario.
November 6th, 2006 at 18:42 (#)
Me pasa exactamente lo mismo que a usted. Acumulo mucha información en el disco duro que se vuelve inútil por no ser fácilmente recuperable. Lo comentaba, si se me permite la pedantería de enlazarme a mi mismo, en un post sobre (ausencia de)aplicaciones de tagging para el sistema operativo:
http://www.jesusgollonet.com/blog/2006/03/03/tags-en-el-sistema-operativo/
Precisamente esta mañana me he encontrado una tesis que me ha parecido interesante respecto a gestión de información personal: The Self-Organizing Desktop (http://www.thbbpt.net/projects/thesis/). En este caso se trata de organización automática según estadísticas de archivos (supongo que respecto a contenidos, patrones de uso…) y agrupación visual, pero cualquier aproximación distinta al modelo de carpetas ya me parece interesante.
Por ahora es sólo un pdf más que agregar a la colección, pero, junto con la aplicación que comentas, una razón más para pasarme a ese otro sistema operativo que tampoco es open source ;)
Saludos.
November 7th, 2006 at 00:25 (#)
Muchas gracias Jesús. Los sistemas operativos, aunque van avanzando, no tienen fucniones que sirvan para el “redescubrimiento” de archivos. Siempre tienes que saber qué necesitas y tienes que buscar y esto, como sistema de gestión de conocimiento personal deja mucho que desear.
Por cierto, muy interesante tu blog: arduino, processing, ChucK… por mi zona se hablaba de hacer cosas de estas. :-)
November 7th, 2006 at 04:23 (#)
al final será cierto q la web sustituirá al desktop, pero no porque la primera sea la panacea, sino porque el segundo lleva mucho tiempo estancado.
Gracias por el cumplido, estaré atento a la corporación por si se abre un hueco en el que yo quepa :)
Buen día
November 7th, 2006 at 06:27 (#)
chicos, si necesitais un gestor documental podeis instalaros unas cuantas herramientas de dms que podeis encontrar en sourceforge.
yo uso en casa howl, y en el trabajo utilizo knowledge three, que no permite valorar un documento por estrellitas, ni ver el ratio de consulta, pero si permiten realizar su trabajo a los documentalistas, y tener toda la información de la empresa organizada.
Un saludo
oskar calvo